Nyd sommeren – vi passer telefonen!
Arj, det kan vi ikke helt love. Men jeres Zylinc-løsning kan hjælpe jer med at holde styr på opkald, omstillinger, køer og kø-beskeder, også når bemandigen hen over sommeren kan være ændret. Derfor deler vi vores bedste tips, så I kan nyde sommeren uden at gå på kompromis med den gode kundeservice.
5 tips til en smidig telefonsommer:
1. Husk at justere jeres velkomsthilsen til – gerne i god tid! Hvis I holder ferielukket eller har reducerede åbningstider, kan det være hensigtsmæssigt at indtale det i kø-velkomstbeskeden. En venlig, informativ kø-besked kan gøre en stor forskel.
Et eksempel:
”Tak for dit opkald. Vi holder sommerferie fra 15. juli til 2. august, så vi har lavere bemanding. Vi besvarer opkald, så hurtigt vi kan. Tak for din tålmodighed og god sommer!”
2. Opsæt jeres åbningstider på køerne. Er I en virksomhed, som ændrer åbningstider hen over sommeren, kan I planlægge det direkte i jeres telefonomstillingssluse. Det sparer tid – og sikrer, at ingen kunder møder en lukket linje, når de mindst venter det.
3. Brug omstillingen smart, så opkald lander de rette steder. Hvis I har mindre bemanding over sommeren, så sørg for at omstille til de rette personer – eller en back-up-kollega, så kunden ikke venter forgæves. I kan selv opsætte regler, der automatisk omstiller efter ugedag, tid eller fravær.
4. Bed alle kollegaer lægge ferie i kalenderen – ikke kun som out-of-office! Zylinc henter oplysninger direkte fra kalenderen, ikke fra out-of-office-beskeder. Så når ferien er oprettet som en kalenderaftale i Outlook, vises kollegaer som fraværende/ikke tilgængelige i Zylinc – og så er der ingen risko for at få viderestillet opkald.
Derfor: Læg ferien ind som et møde i kalenderen. Hvis det ikke er muligt, kan receptionen notere det manuelt under ’Noter’ ved kollegaens profil.
5.Fuldt overblik, selv om mange har fri! Med Zylinc kan du nemt se, hvilke personer i teamet som er tilgængelige at omstille til, om de er ledige/optagede og om de er på ferie. Så undgår I at sende opkald videre til tomme eller overfyldte køer. Det giver både kunderne og et reduceret team en bedre oplevelse.
Vi fra Zylinc ønsker dig og dit team en dejlig sommer. Har I brug for hjælp til at sætte sommersvar op, justere omstillinger eller planlægge ferieperioderne, kan I finde hjælp i vores Help Center.
